Quali vantaggi avrò affidando la gestione documentale a Quicktime? Professionalità, garanzia, personale qualificato e locali protetti dai migliori sistemi di sicurezza sono i valori e i principi che la nostra azienda ha deciso di mettere sempre al primo posto. Ma andiamo per ordine, per quali motivi la tua azienda sceglierà di gestire i propri documenti in outsourcing?
Digitalizzazione Documenti
Archiviazione Cartaceo
Ritiro Documenti
Preparazione & Reperibilità
Sicurezza
GESTIONE DOCUMENTALE DI QUICKTIME
- Grandi quantità da gestire: si sa, un azienda è formata anche da documenti da firmare, validare, catalogare e inviare. Se questo imponente flusso diventa praticamente ingestibile arriva il momento di affidarsi a un’azienda esterna: non solo ci saranno grandi risparmi in fattore di tempo, ma anche in termini economici. Decidere di gestire i documenti esternamente è di fatto meno dispendioso rispetto ad assumere del personale che si dedichi a questo reparto aziendale.
- La gestione documentale è un’attività che deve essere svolta da personale competente e altamente qualificato: non solo per la sensibilità dei dati riportati su essi ma anche per l’enorme importanza di una corretta organizzazione. Trovare le persone più adatte è un compito per nulla semplice. Decidere di affidarsi a una ditta esterna specializzata nel settore permetterà di non doversi più preoccupare della ricerca del personale. Oltretutto questa strategia è anche molto meno dispendiosa rispetto all’assunzione di dipendenti!
- Risparmiando sul personale e sul locale adibito per la conservazione dei documenti, che deve rispettare standard ben precisi in termini di sicurezza, sarà possibile investire ancora di più sul proprio progetto!
Grazie al gestionale Quicker è possibile controllare velocemente, e molto facilmente, tutta la documentazione di fornitori, clienti e fatture. Completamente personalizzabile e integrabile con Amazon, Ebay e il tuo sito E-Commerce sarà il nuovo assistente di cui non potrai più fare a meno.
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Digitalizzazione Documenti
Ogni azienda, di qualsiasi settore, ha un grande comun denominatore: documenti e scartoffie da gestire. Questa non solo è la parte più delicata, ma anche la più complessa. È necessario essere in possesso dei giusti strumenti, del giusto spazio per conservarli e soprattutto di personale altamente qualificato. Grazie alla nostra lunga esperienza con aziende di qualsiasi settore abbiamo compreso come i documenti siano unici per ciascuna: il nostro sistema si è così reso molto flessibile garantendo maggior efficienza e organizzazione molto più semplice.
Ma come è possibile digitalizzare i documenti? Innanzitutto partiamo dalla scannerizzazione: utilizziamo scanner di ultima generazione per archiviare documenti in altissima qualità, leggibili e facilmente consultabili. Una volta scannerizzati sono controllati così da essere certi che immagini, testi e colori siano esattamente come nell’originale. Successivamente sono classificati grazie al sistema di gestione elettronica di cui disponiamo: la tecnologia avanzata e il personale super qualificato renderanno possibile un’archiviazione estremamente accurata!
Cartaceo in Archivi
Pur digitalizzando i documenti è necessario conservare le copie cartacee, se però non si ha lo spazio necessario? Se non si ha idea di dove partire? È importante sapere che mantenere ordinato il proprio archivio permetterà di risparmiare diverso tempo, impedisce infatti di “perdere tempo” in ricerche superflue. Oltretutto con l’andare degli anni questi si accumulano occupando sempre più spazio all’interno dell’azienda, se lo desideri noi di Quicktime dedicheremo un’intera area ai soli tuoi documenti. Ci occuperemo dello stoccaggio fisico, dell’organizzazione e della loro sicurezza!
Quest’ultima è la tua priorità? È del tutto normale, i locali che adibiamo per l’archiviazione dei documenti sono protetti dai migliori sistemi di sicurezza, antintrusione e antincendio, accessibili solo al personale autorizzato e 100% a norma di legge. I sistemi di sicurezza, spesso, sono sottovalutati da molte aziende: un po’ per gli ingenti prezzi un po’ per il desiderio di volerli gestire autonomamente. Tuttavia, scegliendo di affidarli a una ditta esterna specializzata non solo si usufruirà di un grande investimento, ma si avrà soprattutto la certezza che tutta la documentazione sia protetta come nelle celle di massima sicurezza! La nostra massima priorità sarà assicurare che tutta la documentazione sia al sicuro, proteggere i dati sensibili della tua azienda è il nostro primo obiettivo!
Ritiro dei documenti
“Ma come posso inviarvi i miei documenti da archiviare?”. Siamo certi che ormai tu ti sia già posto questa domanda: tuttavia ecco il colpo di scena, saremo noi stessi a passare presso la tua sede per ritirarli! La filosofia di Quicktime è proprio sostenere la crescita della tua azienda, quindi per quale motivo “costringerti” a spostarti per portare da noi la documentazione? Il nostro obiettivo è che tu riesca a investire il tuo tempo e le tue energie su ciò che ti appassiona e sulla tua azienda, agli spostamenti per l’archiviazione penseremo noi! Non esiste un giorno prestabilito fin da subito per il ritiro, lo decideremo insieme in base alle tue necessità e alle tue esigenze; la flessibilità è ciò che ad oggi ci ha reso maggiormente competitivi e forti sul mercato della logistica!
Preparazione e Reperibilità dei Documenti
Cosa succederà se avrai bisogno di consultare i tuoi documenti? Questa domanda è molto spesso uno dei fattori che più destabilizza le aziende impedendole così di affidarsi a una ditta esterna per la gestione documentale. L’obiettivo della nostra azienda è proprio quello di facilitare il tuo lavoro prendendo in carico la parte più “noiosa” ed elaborata di ogni attività. Ecco perché nel caso avessi bisogno di qualsiasi documento non dovrai passare attraverso lunghe pratiche burocratiche, la richiesta sarà elaborata velocemente proprio come se il documento fosse a pochi passi da te! Sarà necessario contattarci e indicarci la documentazione di cui hai bisogno: grazie al nostro software lo preleveremo in pochissimi minuti così da prepararlo per il ritiro eliminando graffette, elastici e buste utilizzate per l’archiviazione. Ovviamente, in caso tu non possa passare nella nostra sede, saremo noi stessi a consegnare velocemente la documentazione richiesta presso qualsiasi sede della tua azienda!
Sicurezza
All’interno della gestione documentale la sicurezza è ciò che più teniamo in considerazione: sistemi di sicurezza di ultima generazione, sistemi antintrusione e antincendio, personale qualificato con speciale permesso d’ingresso e scatole d’archivio pratiche e semplici da trasportare. I locali utilizzati per la conservazione sono protetti dall’umidità, da agenti potenzialmente dannosi, sanificati e protetti dall’azione della polvere. Questi sistemi di sicurezza sono ciò che ogni azienda necessita ma che, purtroppo, non sempre è in grado di permettersi: grazie a Quicktime avrai la possibilità di usufruirne a un prezzo competitivo e facilmente accessibile. Un investimento a lungo termine per la protezione e la sicurezza della tua ditta!
Per quanto riguarda la documentazione digitalizzata? Anche in questo caso la sicurezza è la nostra massima priorità: software avanzato protetto contro eventuali modifiche o tentativi di manomissione e Cybersecurity per i dati aziendali. Il personale che gestirà l’archiviazione digitale dei tuoi documenti sarà altamente formato da noi garantendo così il miglior servizio di gestione documentale che troverai in rete.
